第一次办公室会议内容

2011年材料学院办公室第一次例会

办公室值班工作的开展时需要通过各位同事相互配合才能做好的,故提出以下要求;

一、出勤

早上第1-2节课值班人员来到教室应先开电源、烧水、将电脑联网、打开唐老师电脑登上唐老师的QQ、整理办公桌上杂乱的东西;下午最后一名离开办公室的人员要关好电源,门窗。

2.(1)每天值班人员值班事需要进行签到,即在办公室工作笔记本上记录值班人员名称、值班日期、以及该天所做的相关事情,并查看上节课值班人员的笔记。当离开办公室时要和下一位值班人员做好工作上的交接工作,保证办公室每天工作顺利进行。

3.每位值班人员在值班时,一定要记住观看校园流动通知栏,并把相关重要的事情报告给唐老师。

二、材料问题

1.办公室笔记本电脑上有关于办公室材料的接收和发放(sheet1和sheet2)的统计表,如果有相关事情,请做好登记(具体登记方式见表格);sheet3里有关于上交材料到恪勤楼的表格,也请做好相应的记录。

2.参加活动需要签到的人员名单要及时打出来。

3.如果电脑上面的材料有没有归类的,你们都可以整理。如果有发到唐老师桌面打印的材料,在打印后都把其删除。

4.上交的纸质版材料要做归类,要检查他们上交的材料是否合格。

5.办公室人员都要熟悉各种材料所在的位置。

三、发通知相关问题

1.发任何通知时在注明当天日期,不能出现明天等词汇,以免

引起误解,且通知都要发给辅导员助理王宇。必要时会议地点也要通知主席团成员。

2.通知在发之前一定要检查一遍,避免发出错误通知。

3.几件事情最好通过一条飞信发出,不然收到通知的人会很烦躁的。

4.一般情况下都用聂丽的飞信发通知,每条通知后都要注明发通知人的姓名。

四.人员安排

1.在有任何活动需要派办公室人员签到时,安排到的相关人员一定要提前10分钟到场,并严格考勤。

2.如果值班时当天工作很多,可以通过看课程表叫其他人帮忙。

五.办公室人员工作安排

聂丽:(1)每周一晚上主席团例会的会议记录

(2)每月月底的工作简报(每月28日之前)

(3)校办公室学期工作计划和总结

张琪:每周周工作笔记(每周五之前)

刘湘:全委会及部长会议的会议记录

杨运宇:班团例会会议记录

五、会议时间、地点

主席团例会:时间每周一晚上,地点J-B1506

班团例会:时间中午12:10,地点J-A1203

校办公室例会:时间单周12:10,地点J-A1102

六、注意事项

1.登QQ时,将其隐身。

2.值班时不能看电视、电影,除非在唐老师允许下。

3.不能允许任何人在台式电脑上插U盘,数据线等。

2011年材料学院办公室第一次例会

办公室值班工作的开展时需要通过各位同事相互配合才能做好的,故提出以下要求;

一、出勤

早上第1-2节课值班人员来到教室应先开电源、烧水、将电脑联网、打开唐老师电脑登上唐老师的QQ、整理办公桌上杂乱的东西;下午最后一名离开办公室的人员要关好电源,门窗。

2.(1)每天值班人员值班事需要进行签到,即在办公室工作笔记本上记录值班人员名称、值班日期、以及该天所做的相关事情,并查看上节课值班人员的笔记。当离开办公室时要和下一位值班人员做好工作上的交接工作,保证办公室每天工作顺利进行。

3.每位值班人员在值班时,一定要记住观看校园流动通知栏,并把相关重要的事情报告给唐老师。

二、材料问题

1.办公室笔记本电脑上有关于办公室材料的接收和发放(sheet1和sheet2)的统计表,如果有相关事情,请做好登记(具体登记方式见表格);sheet3里有关于上交材料到恪勤楼的表格,也请做好相应的记录。

2.参加活动需要签到的人员名单要及时打出来。

3.如果电脑上面的材料有没有归类的,你们都可以整理。如果有发到唐老师桌面打印的材料,在打印后都把其删除。

4.上交的纸质版材料要做归类,要检查他们上交的材料是否合格。

5.办公室人员都要熟悉各种材料所在的位置。

三、发通知相关问题

1.发任何通知时在注明当天日期,不能出现明天等词汇,以免

引起误解,且通知都要发给辅导员助理王宇。必要时会议地点也要通知主席团成员。

2.通知在发之前一定要检查一遍,避免发出错误通知。

3.几件事情最好通过一条飞信发出,不然收到通知的人会很烦躁的。

4.一般情况下都用聂丽的飞信发通知,每条通知后都要注明发通知人的姓名。

四.人员安排

1.在有任何活动需要派办公室人员签到时,安排到的相关人员一定要提前10分钟到场,并严格考勤。

2.如果值班时当天工作很多,可以通过看课程表叫其他人帮忙。

五.办公室人员工作安排

聂丽:(1)每周一晚上主席团例会的会议记录

(2)每月月底的工作简报(每月28日之前)

(3)校办公室学期工作计划和总结

张琪:每周周工作笔记(每周五之前)

刘湘:全委会及部长会议的会议记录

杨运宇:班团例会会议记录

五、会议时间、地点

主席团例会:时间每周一晚上,地点J-B1506

班团例会:时间中午12:10,地点J-A1203

校办公室例会:时间单周12:10,地点J-A1102

六、注意事项

1.登QQ时,将其隐身。

2.值班时不能看电视、电影,除非在唐老师允许下。

3.不能允许任何人在台式电脑上插U盘,数据线等。


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